Senior Assistant Administration 80 - 100% Regensdorf

Deine Aufgaben

• Du übernimmst die fachliche Leitung unseres Administrationsteams und sorgst für die effiziente Planung und Koordination der Arbeitsabläufe
• Gemeinsam mit deinem Team bist Du die zentrale Anlaufstelle für administrative und organisatorische Anliegen und eine verlässliche Unterstützung für unsere Projektmitarbeitenden sowie das Management
• Du unterstützt bei der Erstellung von Angeboten – von der Formatierung über die Koordination bis hin zur strukturierten Ablage der Dokumente – und stellst sicher, dass unsere Akquisitions- und Qualitätsmanagementunterlagen stets aktuell sind
• Du koordinierst alle administrativen Aufgaben rund um den Ein- und Austritt unserer Mitarbeitenden, pflegst unsere E-Mail-Verteiler und verantwortest das Signaturmanagement
• Du organisierst interne Events sowie Fachsitzungen und trägst zu einem reibungslosen Ablauf bei
• Du hinterfragst bestehende Prozesse mit einem kritischen Blick und bringst kreative Ideen zur Optimierung ein

Dein Profil

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Grundbildung (EFZ oder vergleichbar); eine Weiterbildung zur/zum Direktionsassistent*in ist von Vorteil
• Du bringst mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit – idealerweise in einem KMU
• Du kommunizierst stilsicher in Deutsch und verfügst über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachkenntnisse – z. B. Französisch – sind ein Plus
• Du jonglierst souverän mit parallelen Aufgaben, behältst auch in hektischen Phasen den Überblick und agierst ruhig und lösungsorientiert
• Du übernimmst Verantwortung und bist bereit, direkt ins Geschehen einzugreifen und praktische Lösungen zu finden und aktiv umzusetze

Dein Arbeitsumfeld

• Eine kollegiale und wertschätzende Firmenkultur in einem innovativen und zukunftsorientierten Arbeitsumfeld
• Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle
• Eine leistungsgerechte Vergütung
• Spezifische Weiterbildungen möglich